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お客様の導入事例:株式会社アクタス様

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商品カタログやパンフレット、DNなどの画像データを一元管理。

課題

全国各地に出店するアクタス様。自社の営業ツールについて「主なものとしては、東京の本部で毎年作成する商品カタログ『JoY』があります。それに加えて店舗ごとにDMを作成したり、営業担当者がそれぞれお客様向けの提案書を作成したりすることもあります」とカタログ制作担当の古田裕子様は語ります。「カタログに使用した商品写真は数千点にのぼります。これまではファイル名のルールも統一されておらず、担当者ごとにデータを管理していたケースもありました。そのため、いざ必要な画像を探そうとしても、大変手間ひまがかかってしまいました。こうした課題を解決しようと、いくつかの情報システム系業者に問い合わせたのですが、どの業者の提案も最初から大掛かりなシステム構築で、コストも想定の一桁も二桁も高いものばかりでした。これでは費用対効果があわないと、半分あきらめかけていたのです」

営業企画部 古田 裕子様
営業企画部 古田 裕子様
カタログ「JOY」の中面
カタログ「JOY」の中面
 
導入に際して

「ところがDDSさんにお話ししたところ、どこよりも低コストで、当社のニーズにマッチした提案をしてくださったのです。なぜそんなことが可能かとたずねすると、自社で開発した画像検索システムを私たちの要望に合わせてフルカスタマイズするから、とのことでした。これなら、早く、安く、しかも私たちが抱えていた課題をきっちり解決できると確信したのです。 導入に際しては、画像データのファイル名を統一した後、これらのデータとエクセルシートの商品情報をセットにしてDDSさんに支給しました。それ以外は新たなシステムを導入したり、大規模な回線工事を行ったりする必要はありませんでした。もちろん専門の知識を学ぶ必要もないので、とても助かりました。 こうした準備と並行して、カスタマイズの方向性について、利用する社員の意見を踏まえながら検討していきました。どの部署の社員も利用できるシステムにするために、画面の見やすさ、操作性についてはトコトンこだわりましたね。その1つがページ検索です。掲載されている媒体を選び、ほしい画像が載っているページを選択するだけで、すぐに画像が見つかります。これなら、カタログ片手に手軽に作業できますよね。その他にも、使用する用途に応じて写真画像を3種類から選択できる機能を設けるなど、自分たちにとって使いやすいと思われる機能を、次々追加していきました」

 
今回の主なカスタマイズの一覧

今回の主なカスタマイズの一覧

 
効果

効果こうして2010年4月、アクタス版「フォトストックサービス」が正式にリリースとなりました。「カタログ作成の際の効率化が図れるだけではなく、営業ツールへの2次利用の効果が大きいですね。これまでは営業担当者から画像オーダーがあっても、提供するまでに4、5日はかかっていました。それがフォトストックサービスを導入したことで、担当者は自分のパソコンからすぐダウンロードできます。提案書をつくりたいときにすぐに画像が手に入るため、担当者はスピード感ある営業活動ができるようになったといいます。本部の私たちも、画像探しという煩雑な業務がなくなったことで、より生産性の高い仕事に時間が割けるようになりました」

 
今後

現在営業企画部のもとには、フォトストックサービスを活用したアイディアがいくつも集まっているそうです。「納品伝票に画像をプリントして納品ミスを防ぎたい、全社共通の帳票を一元管理してダウンロードできないか、など。一つひとつ吟味しながら、優先順位を付けて新たなサービスを構築したいですね」

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