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お客様の導入事例:第一機材株式会社様

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価格表に掲載された約2万点のアイテムをデータ化。

課題

建築・設備・土木用資器材メーカーの第一機材様は、建設・土木市場へ数万アイテムもの製品を販売しています。「当社の営業ツールとして使用しているのが、約700ページの総合カタログと総合カタログに記載された製品価格が網羅された約300ページの価格表です。弊社ではこの2つの冊子を営業活動のメインツールとして利用しています」と語るのは、長年のカタログ制作をマネジメントしている営業企画チームマネージャーの原田龍裕様です。
これまで第一機材様ではカタログ・価格表の制作をほとんどすべて自社で行っていました。そのため繁忙期になると、作業者の負担が増加し休日出勤になることもしばしばあったといいます。「価格表の制作では、元データのエクセルデータから数値をひとつずつ切りとってDTPソフト上で貼付けていたために、ミスをする可能性は少なからずありました。こうした作業ミスは、余裕を持ったスケジュールならばある程度は防げるでしょう。しかし、当社の製品価格は石油や鉄鋼などの原料価格と密接にリンクしているため、価格の決定は出来る限り発行間際まで延ばしたいと考えています」。作業を優先すべきか、価格の決定を優先すべきか、これまで第一機材様は大きなジレンマを抱えながら価格表を制作していたのです。

営業企画チームマネージャー 原田 龍裕様

営業企画チームマネージャー
原田 龍裕様

価格表(左)とカタログ(右)の中面。価格表の編集は改訂商品の差し換えが基本ですが、ページ数が膨大なため作業者、校正者の見落としは防ぎ切れません。 価格表(左)とカタログ(右)の中面。価格表の編集は改訂商品の差し換えが基本ですが、ページ数が膨大なため作業者、校正者の見落としは防ぎ切れません。
 
導入に際して

「そんな状況をDDSさんに相談したところ、データベースを駆使した価格の自動差し替えシステムを構築 すれば、ほとんど人手をかけることなく正確に、しかも短時間に価格表が作成できるとおっしゃってくださったんです」
こうして第一機材様とDDSは、価格表制作の自動化に向けたプロジェクトをスタートさせました。自動化に先駆けて私たちが着手したのが、価格表のデータベース化。これまで価格表では、「製品コード」と「価格表」が隣同士に記載されていましたが、データそのものはリンクされていませんでした。この2つのデータをリンクさせたデータベースを構築することで、作業が自動化できると考えたのです。
導入時のやりとりについて原田さんは次のように語ります。
「当社がDDSさんに提供したのは既存のエクセルデータとDTPソフトで作成したドキュメントだけ。今回のプロジェクトのために新規でデータを作成する必要はありませんでした。弊社の制作スタッフもシステムに詳しいものばかりではなくはじめは少し不安でしたが、既存データを使用できたおかげで大きな混乱もなくプロジェクトを進めることができました」

 
効果

システムは2010年秋に完成、2011年1月にはこのシステムを利用したはじめての価格表が完成しました。
「今回のシステムのおかげでDTP作業が自動化されたために、作業の正確性が大幅に改善されました。従来もマスタデータと価格表のデータをマッチングさせる作業は行っておりましたが、DTPが手作業のために、期待通りの整合性を得ることができませんでした。自動化によってマッチングによる検証精度が高まったのは、大きなプラスとなりました。その上DDSさんからは更新箇所が明記された作業結果一覧シートも支給していただいたので、何ページのどの価格がいくらからいくらに変わったのか、その情報を社内で共有する際に大変助かりました」
これまでは2カ月程度費やしていた制作期間も、次回以降はかなり短縮できるのではないかと原田さんは期待します。
「発行する直前の原料価格を価格表に反映できれば、経営戦略的にも大きなプラスになりますね」

 
価格作成の自動化によってもたらされる主なメリット

価格作成の自動化によってもたらされる主なメリット

 
今後
今回の主なカスタマイズの一覧

「価格表」の余白には「カタログ」の参照ページが掲載されているため、カタログのページが修正されると、価格表の参照ページも修正する必要があります。データベース化すれば、修正漏れなどのリスクを回避することも可能です。

第一機材様の次の目標、それは「カタログ」と「価格表」の相互参照インデックスをデータベース化することです。
「当社の価格表の各ページの上部には、該当する製品がカタログのどのページに掲載されてあるかが記載しています。つまり価格表とカタログは本来セットでデータベース化されるべきものなのです。もしこれが可能となり一元的に管理できれば、よりミスのない作業につながるのではないかと考えています」
こうしたご要望に対し、DDSでは既に技術検証を進めており、今後は第一機材様の製作環境にマッチした付加価値の高いソリューションを提案する予定です。

 
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